Prinsip-prinsip Umum Manajemen

1. PEMBAGIAN KERJA

Dalam organisasi/perusahaan yang sudah maju sebagai akibat dari perkembangan masyarakat dan kemajuan teknologinya yang menuntut adanya spesialisasi/pengelompokan tenaga kerja yang teratur dan tepat. Karena spesialisasi orang-orang inilah, maka di perlakukan adanya pembagian kerja/tugas yang sesuai dengan kemampuan, keahlian dan bakat yang dimilikinya. Sehingga tujuan organisasi yang akan di capai, menjadi lebih terarah,efektif dan efisien.

2. WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB (AUTHORITY ANDRESPONSIBILITY)

Setiap pegawai dilengkapi dengan wewenang untuk melakukan pekerjaan dan setiap wewenang melekat atau diikuti pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang sesuai dengan wewenang. Oleh karena itu, makin kecil wewenang makin kecil pula pertanggungjawaban demikian pula sebaliknya.

3. DISIPLIN (DISCIPLINE)

Disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab. Disiplin ini berhubungan erat dengan wewenang. Apabila wewenang tidak berjalan dengan semestinya, maka disiplin akan hilang.Oleh karena ini, pemegang wewenang harus dapat menanamkan disiplin terhadap dirinya sendiri sehingga mempunyai tanggung jawab terhadap pekerjaan sesuai dengan wewenang yang ada padanya.

4.KESATUAN PERINTAH (UNITY OF COMMAND)

Dalam melaksanakan pekerjaan, pegawai harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesuai dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari pimpinan lain kepada pegawai akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian kerja.

5. KESATUAN PENGARAHAN (UNITY OF DIRECTION)

Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya,pegawai perlu diarahkan menuju sasarannya. Kesatuan pengarahan bertalian erat dengan pembagian kerja. Kesatuan pengarahan tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam pelaksanaan kerja bisa saja terjadi adanya dua perintah sehingga menimbulkan arah yang berlawanan. Oleh karena itu,perlu alur yang jelas dari mana pegawai mendapat wewenang untuk melaksanakan pekerjaan dan kepada siapa ia harus mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesalahan. Pelaksanaan kesatuan pengarahan (unity odirection) tidak dapat terlepas dari pembagian kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, serta kesatuan perintah.

6. MENGUTAMAKAN KEPENTINGAN ORGANISASI DI ATASKEPENTINGAN SENDIRI 

Setiap pegawai dapat mengabdikan kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi apabila memiliki kesadaran bahwa kepentingan pribadi sebenarnya tergantung kepada berhasil-tidaknya kepentingan organisasi. Prinsip pengabdian kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi dapat terwujud, apabila setiap karyawan merasa senang dalam bekerja sehingga memiliki disiplin yang tinggi.

7. KOMPENSASI (COMPENSATION )

Kompensasi menentukan terwujudnya kelancaran dalam bekerja. Pegawai yang diliputi perasaan cemas dan kekurangan akan sulit berkonsentrasi terhadap tugas dan kewajibannya sehingga dapat mengakibatkan ketidaksempurnaan dalam bekerja. Oleh karena itu, dalam sistem kompensasi harus dipikirkan bagaimana agar dapat menimbulkan kedisiplinan,kegairahan dan ketenangan pegawai dalam bekerja, sehingga pegawai berkompetisi untuk membuat prestasi yang lebih besar.Prinsip more pay for more prestige ( upaya lebih untuk prestasilebih ), dan prinsip upah sama untuk prestasi yang sama perlu diterapkan, sebab apabila ada perbedaan (gap) akan menimbulkan kelesuan dalam bekerja dan ketidak disiplinan.

8.PEMUSATAN (CENTRALIZATION)

Pemusatan wewenang akan menimbulkan pemusatan tanggung jawab dalam suatu kegiatan. Tanggung jawab terakhir terletak pada orang yang memegang wewenang tertinggi atau pimpinan.Pemusatan bukan berarti adanya kekuasaan untuk menggunakan wewenang, melainkan untuk menghindari kesimpangsiuran wewenang dan tanggung jawab. Pemusatan wewenang ini juga tidak menghilangkan asas pelimpahan wewenang (delegation of authority)

9. TINGKATAN (HIERARCHY )

Pembagian kerja menimbulkan adanya atasan dan bawahan. Bila pembagian kerja ini mencakup area yang cukup luas akan menimbulkan hirarki. Hirarki diukur dari wewenang terbesar yang berada pada pimpinan dan seterusnya berurutan ke bawah.dengan adanya hirarki ini, maka setiap pegawai akan mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan dari siapa ia mendapat perintah.

10. KETERTIBAN (ORDER)

Ketertiban dalam melaksanakan pekerjaan merupakan syarat utama karena pada dasarnya tidak ada orang yang bisa bekerja dalam keadaan kacau atau tegang. Ketertiban dalam suatu pekerjaan dapat terwujud apabila seluruh pegawai, baik atasan maupun bawahan mempunyai disiplin yang tinggi. Oleh karena itu, ketertiban dan disiplin sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan.

11. KEADILAN DAN KEJUJURAN (FAIR AND HONESTY) 

Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Keadilan dan kejujuran terkait dengan moral pegawai dan tidak dapat dipisahkan.Keadilan dan kejujuran harus ditegakkan mulai dari atasan karena atasan memiliki wewenang yang paling besar. Pimpinan yang adil dan jujur akan menggunakan wewenangnya dengan sebaik-baiknya untuk melakukan keadilan dan kejujuran pada bawahannya.

12. STABILITAS (STABILITY)

Dalam setiap kegiatan kestabilan pegawai harus dijaga sebaik-baiknya agar segala pekerjaan berjalan dengan lancar.Kestabilan pegawai terwujud karena adanya disiplin kerja yang baik dan adanya ketertiban dalam kegiatan. Manusia sebagai makhluk sosial yang berbudaya memiliki keinginan, perasaan dan pikiran. Apabila keinginannya tidak terpenuhi, perasaan tertekan dan pikiran yang kacau akan menimbulkan goncangan dalam bekerja.

13. PRAKARSA (INISIATIVE)

Prakarsa timbul dari dalam diri seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa menimbulkan kehendak untuk mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian pekerjaan dengan sebaik-baiknya. Jadi dalam prakarsa terhimpun kehendak,perasaan, pikiran, keahlian dan pengalaman seseorang. Oleh karena itu, setiap prakarsa yang datang dari pegawai harus dihargai. Prakarsa ( inisiatif ) mengandung arti menghargai orang lain, karena itu hakikatnya manusia butuh penghargaan.Setiap penolakan terhadap prakarsa pegawai merupakan salah satu langkah untuk menolak gairah kerja. Oleh karena itu,seorang pimpinan yang bijak akan menerima dengan senang hati prakarsa-prakarsa yang dilahirkan bawahannya.

14. SEMANGAT KESATUAN, SEMANGAT KORP (SPIRIT OF UNIT)

Setiap pegawai harus memiliki rasa kesatuan, yaitu rasasenasib sepenanggungan sehingga menimbulkan semangatkerja sama yang baik. semangat kesatuan akan lahir apabilasetiap pegawai mempunyai kesadaran bahwa setiap pegawaiberarti bagi pegawai lain dan pegawai lain sangat dibutuhkanoleh dirinya. Pimpinan yang memiliki kepemimpinan akanmampu melahirkan semangat kesatuan (esprit de corp),sedangkan pimpinan yang suka memaksa dengan cara-carayang kasar akan melahirkan perpecahan dalam korp (friction decorp) dan membawa bencana.

 

Sumber : http://id.scribd.com/doc/12308953/7/PRINSIP-PRINSIP-UMUM-MANAJEMEN-GENERAL-PRINCIPLE-OF-MANAGEMENT

Fungsi Manajemen Perkantoran

Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode,dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut.Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secara teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya,di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.

Fungsi Manajemen Yang Diterapkan Pada Kantor :

1. Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud,perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan.Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya,agar tercipta tata hubungan yang efisien.

2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran .

3. Penggerakan
 Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk / sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakkan. Dalam rangka penggerakkan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:
a. Mendorong atau memberi semangat kerja
b. Memberi pengarahan dan bimbinga kepada seluruh pegawai.
c. Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi.

4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
a) Kualitas pekerjaan kantor
b) Waktu pekerjaan kantor
c) Meode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
d) Biaya perkantoran
e) Alat peralatan dan perabotan kantor
f) Pelayanan kantor
g) Dokumentasi.

Sumber : http://id.scribd.com/doc/23203503/10/Fungsi-Manajemen-Perkantoran

Penegertian Manajemen

Di jelaskan bahwa manajemen merupakan inti dari administrasi merupakan proses penyelenggaraan dan pengendalian dari suatu badan usaha secara keseluruhan, sedangkan manajemen merupakan proses penggerakan dan pengewasan unsur manusia.




Untuk lebih jelasnya, berikut ini beberapa definisi manajemen yang di kemukakan oleh beberapa sarjana dari Indonesia.

Definisi Manajemen dari beberapa sarjana Indonesia.
    a. Sukanto Reksohadiprodja M. Com
        Manajemen adalah suatu usaha merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, mengkordinir serta mengawasi kegiatan dalam suatu organisasi agar tercapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif.
    b. Prof Dr. Sondang P. Siagian
        Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
    c. Drs. Sukarno K.
        Manajemen berarti proses pembimbingan dan pengawasan terhadap segala kegiatan yang di lakukan oleh orang-orang untuk mencapai tujuan yang di kehendaki.
    d. Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirjo
        Manajemen adalah menyelenggarakan sesuatu dengan menggunakan orang-orang, mesin-mesin dan alat-alat sesuai dengan kebutuhan.
    e. Drs. The Liang Gie
        Manajemen adalah unsur yang merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan organisasi yang bersangkutan benar-benar tercapai.

Dengan demikian dapt di simpulkan bahwa manajemen adalah suatu proses penggerakkan kerjasama dengan orang lain dan segala fasilitas yang di perlukan.
     

Macam-Macam Peralatan Kantor

1. Perabot kantor  yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang
    terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang
    berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot
    kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.

2. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan
    suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
    Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:
   a. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau
       tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
   b. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang
       kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.

3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses
    pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

4. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi
    baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon,
    fax, dsb.

5. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan
    kantor  sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

Organisasi

A. Pengertian Organiasasi

Ada banyak pengertian tentang organisasi dan kantor, di sini secara ringkas akan di jelaskan sebagai berikut:

• Organisasi adalah satu jenis wadah perlengkapam di masyarakat yang di bentuk oleh orang-orang dengan tujuan dapat memperoleh efisiensi tertentu yang sebesar-besarnya.
• Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi.

Berarti segala macam urusan di dalam organisasi harus melewati kegiatan kantor dan keluar masuknya informasi menyangkut organisasi juga harus melalui kantor. Organisasi itu sendiri di bentuk oleh orang-orang dengan tujuan tertentu yang dapat di petik hasilnya secara bersama-sama.

ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. PENGERTIAN ADMINISTRASI
Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli administrasi, ada pengertian adminitasi secara luas dan ada pengertian administrasi secara sempit, dan bahkan ada yang mengartikan sebagai proses sosial.
Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapantahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya, administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan Salah satu bentuk rumusan pengertian adminitasi secara luas yang sederhana antara lain menyebutkan :bahwa administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

PENGERTIAN SEKRETARIS

Dalam suatu organisasi atau perusahaan, pimpinan perusahaan pada umumnya dibantu oleh sekretaris. Sekretaris membantu pimpinannya salah satunya melalui kegiatan tata usaha yang telah dijelaskan di atas.
Sekretaris mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini, orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Secara definisi, kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi :