PENGELUARAN DANA KAS KECIL

Kas kecil adalah dana (uang) yang disimpan dalam perusahaan untuk keperluan pengeluaran yang jumlahnya kecil sehingga pengeluaran tersebut tidak efesien untuk dibayarkan dongan cek. Penyelenggaraan dana kas kecil untk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara.
a.    Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance system)
b.    imprest system.


Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut
Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini betrfluktuasi.
Pengisian kembali Dana Kas Kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.
Dengan demikian, dalam sistem saldo berfluktuasi, catatan kas perusahaan tidak dapat direkonsiliasi dengan catatan bank, oleh karena itu rekonsiliasi bank bukan merupakan alat pengendalian bagi catatan kas perusahaan. Dalam imprest sistem, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut :    .
Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Saldo rekening Dana kas Kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.
Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening Dana Kas Kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.
Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Biaya dan mengkredit rekening kas.
Rekening Dana Kas Kecil tidak terpengaruh dengan pengeluaran dana kas kecil. Dengan demikian pengawasan terhadap dana kas kecil mudah dilakukan, yaitu dengan secara periodik atau secara mendadak menghitung dana kecil. Jumlah uang yang ada ditambah dengan permintaan pengeluaran kas kecil yang belum dipertanggungjawabkan dan bukti pengeluaran dana kas kecil, harus sama dengan saldo rekening Dana Kas Kecil yang tercantum dalam buku besar.

Baik dengan imprest siste maupun dengan fluctuating-fund-balance sistem, penyelenggaraan dana kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur prosedur pembentukan dana kas kecil, prosedur permintaan dan pertanggunjawaban pengeluaran dana kas kecil, dan prosedur pengisian kembali dana kas kecil Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan adanya surat keputusan dari Direktur Keuangan mengenai jumlah dana yang disisihkan ke dalam dana kas kecil dan tujuan pembentukan dana tersebut. Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan pengeluaran dana kas kecil oleh pemakai yang ditujukan kepada pemegang dana kas kecil. Pemakai dana kas kecil berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil dengan membuat pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dalam formulir bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya.

Dalam imprest system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya disimpan sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk digunakan nanti dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dalam fluctuating-fimd-balance system, bukti pengeluaran kas kecil diserahkan oleh pemegang dana kas kecil ke bagian jurnal untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil. Jika dana kas kecil sudah menipis saldonya, peme dana kas kecil mengisi formulir permintaan pengisian kembah kas kecil. Formulir ini dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya dan dikirimkan ke bagian utang untuk diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil.

Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah :
a.    Bukti kas keluar.
b.    Cek
c.    Permintaan pengeluaran kas kecil.
d.    Bukti pengeluaran kas kecil.
e.    Permintaan pengisian kembali kas kecil.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah:
a.    Jurnal pengeluaran kas
b.    Register cek
c.    Jurnal pengeluaran dana kas kecil.
        Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah :
a.    Fungsi kas.
b.    Fungsi akuntansi.
c.    Fungsi pemegang dana kas kecil
d.    Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai.
e.    Fungsi perneriksa intern.